No sería completamente incorrecto asumir que los equipos de compras y los equipos de ventas estaran en desacuerdo cuando se trata de negociaciones. El objetivo principal de cada equipo de compras es adquirir los servicios y las materiales esenciales que su organización necesite, y hacerlo del mejor proveedor y con los mejores términos de compra posibles. Esencialmente, esto requiere traducir las necesidades de una empresa en un proceso de compra coherente, y este proceso generalmente requiere solicitudes de información (RFI) y solicitudes de propuestas (RFP). Estos documentos esencialmente permiten que los equipos de adquisiciones consideren sus opciones más fácilmente y que obtengan los mejores términos posibles para lo que necesitan.
En la otra cara de la moneda, los vendedores tienen la tarea de maximizar las oportunidades para sus organizaciones. Esto generalmente requiere eludir las RFP tanto como sea posible para acelerar el proceso y centrarse en las negociaciones con el cliente en vez de la adquisición. Cualquier cosa que le dé ventaja al equipo de ventas es una prioridad, y a veces puede parecer que las tres partes del equipo de compras, el equipo de ventas y el vendedor están en desacuerdo entre sus mismos, mientras pueden trabajar juntos de manera efectiva.
Los proveedores que se sienten incapaces de diferenciar entre propuestas y agregar valor también podrían sentirse aislados de su cliente. El equipo de ventas no se siente en control de la situación debido al tiempo dedicado a examinar las RFI y las RFP, y el equipo de adquisiciones puede estar atrapado en el medio, intentando alcanzar sus objetivos presupuestarios y al mismo tiempo aplacar y complacer a las otras partes en este negocio tan pantanoso como un triángulo amoroso.
Shapiro Negotiations ha trabajado con equipos de ventas y adquisiciones de todas partes del mundo. Hemos capacitado a negociadores en varios idiomas, con una amplia experiencia en capacitación en español y portugués en toda Europa y América del Sur. Sabemos cómo las interacciones entre proveedores, equipos de ventas y equipos de compras tienden a desarrollarse, y también en varios idiomas. Nuestro objetivo con nuestra línea principal de programas de capacitación en negociación es ayudar a los negociadores a lograr un resultado “ganar-ganar” con sus negociaciones para que todos los partidos salgan de la mesa sintiéndose satisfechos y enriquecidos con más de lo que esperaban.
Los vendedores absolutamente tienen el objetivo de maximizar las ganancias, es su trabajo. Los equipos de compras tienen la tarea de reducir el gasto siempre cuando sea posible, y los equipos de ventas tienen como objetivo cumplir con sus objetivos de ventas. Mientras sea una explicación básica para que poder entender como se puede desarrollar fácilmente la fricción entre estas tres partes, la armonía también es posible.
Uno de los aspectos más importantes, si no lo más importante de la negociación, es comprender que el precio no es la meta principal de la negociación. Cuando tres de estos partidos se reúnen para una negociación, operar bajo el supuesto de que la negociación es un fracaso a menos que se logre el mejor precio posible solo sirve obstaculizar una negociación efectiva. En Shapiro Negotiations, nuestra amplia experiencia en capacitación profesional en negociación comercial nos ha demostrado que hay muchos factores mucho más importantes en juego y que centrarnos en estos factores tiende a conducir a resultados más exitosos.
Las estrategias de negociación de adquisiciones más efectivas dependen de mucho más que lograr el mejor precio posible. De hecho, nuestra experiencia ha revelado que hay tres fuerzas principales e impulsoras detrás de todas las decisiones comerciales que requieren igual atención en todas las negociaciones: reducir costos, reducir riesgos y aumentar las ganancias.
Como consejo breve para los equipos de ventas y adquisiciones, no se desmerite cuando se trata de sus fortalezas y debilidades conocidas. No es raro que los equipos de ventas asuman que los equipos de compras tienen una ventaja inherente en las negociaciones, mientras que los equipos de compras siempre hablan de lo intimidados que estén en negociar con vendedores que conocen el mercado mejor que ellos. Subestimar sus fortalezas y sobreestimar sus debilidades es una forma segura de debilitar su posición de negociación aún antes de sentarse a la mesa.
Alinear objetivos con estrategias que parezcan conflictivas
Algunas de las preocupaciones más comunes entre los compradores incluyen iniciativas de gestión de proveedores, prácticas de proveedores respetuosas con el medio ambiente, estrategia de gestión de riesgos recientemente implementada y prácticas obligatorias transmitidas desde arriba. Los proveedores que tienen visión de túnel cuando se trata de precios pierden inherentemente sus oportunidades de capitalizar estos intereses especiales y aprovecharlos para negociaciones más exitosas. Los equipos de adquisiciones en todo el mundo están comenzando a darse cuenta de que deben proporcionar a los proveedores “victorias” claras si desean recibir los niveles esperados de calidad del producto, entrega eficiente y servicio general.
Muchas organizaciones en todas las industrias están comenzando a darse cuenta de que presionar demasiado a un proveedor por el “mejor precio”, el vendedor simplemente podría retirarse de la discusión debido a que no puede pagar el precio sugerido o no estár dispuesto a lidiar con tácticas de negociación de mano dura. Presionar por el “mejor precio” no solo puede manejar a negociaciones interrumpidas o demolidas y a la imposibilidad de llegar a un acuerdo aceptable, sino que también a un potencial perdido para fomentar una asociación profesional lucrativa.
Las negociaciones de adquisición son una práctica única, y Shapiro Negotiations ha desarrollado un programa totalmente personalizado y especialmente dedicado a capacitar a los equipos de adquisiciones para negociar de manera más efectiva y para capacitar a los equipos que venden en adquisiciones. Estos programas cubren un espectro amplio de tácticas y técnicas de negociación, que incluyen:
Preparación
La mejor manera de mejorar sus posibilidades de una negociación exitosa es prepararse lo más exhaustivamente como posible desde ambos lados de la mesa. Tómese el tiempo para investigar ofertas anteriores con términos similares y buscar precedentes. Desarrollar esta lista le permite crear alternativas para el otro lado de la tabla, esencialmente neutralizando preventivamente cualquier resultado que pueda ser negativo para su lado de la mesa.
Este tiempo dedicado a la investigación también facilita la determinación de intereses que pueden estar más allá de la cuestión del precio, como los intereses especiales y el potencial para cultivar asociaciones duraderas. La preparación también significa el desarrollo de preguntas para hacer al otro lado que podrían revelar aún más potencial. Estas preguntas conducirán naturalmente a otras preguntas, lo que le permitirá continuar sus preparaciones, incluso mientras las negociaciones están en marcha. Fechas de entrega conocidas, las debilidades, las fortalezas y las oportunidades, junto con una estrategia firme para las ofertas de su lado, son cosas esenciales para una negociación exitosa. Tómese este tiempo en preparación para determinar su objetivo razonable más alto, su mejor alternativa a un acuerdo negociado (BATNA) y su punto de marcharse.
Para el equipo de ventas, la preparación significa crear una estrategia que diferencie a su organización de sus competidores. En Shapiro Negotiations, generalmente aconsejamos a los clientes de nuestro equipo de ventas que intenten obtener una ventaja sobre el proceso de RFP y creen una línea de comunicación diferente con un cliente que no deje las compras en el frío. Cuando los equipos de adquisiciones se sienten excluidos de estas discusiones, naturalmente los frustra. En su lugar, busque oportunidades que potencialmente le permitan a su equipo asesorar sobre el proceso de RFP.
Una ilustración perfecta de esta técnica sería un contrato reciente que manejamos para capacitar a cientos de profesionales de compras que trabajan para un cliente de Fortune 100. Decidimos arriesgarnos y compartir nuestros pensamientos sobre por qué su RFP deseada estaba mal construida. Estaban adoptando un enfoque problemático para la negociación y les proporcionamos ideas y explicaciones sobre nuestros pensamientos para mejorar su proceso de solicitud de propuesta. El cliente y sus profesionales de adquisiciones reconocieron el valor de nuestras ideas y eligieron Shapiro Negotiations para sus capacitaciones de negociación.
Preguntar
Shapiro Negotiations ha capacitado con éxito a muchos de los equipos de ventas y adquisiciones más grandes del mundo, y con mucha frecuencia hemos descubierto que los profesionales de adquisiciones normalmente son excelentes para resolver problemas, pero tienden a entrar en detalles minúsculas en las negociaciones y raras veces comienzan con una visión general de la situación. En el otro extremo del espectro, los equipos de ventas tienden a hablar a través de negociaciones en lugar de escuchar y enfocarse en los objetivos e intenciones del otro partido.
Nuestro enfoque para la capacitación de negociación ayuda a los profesionales de adquisiciones en romper el hábito de ir línea por línea por los Acuerdos de servicios maestros y, en cambio, enfocarse en los intereses de cada partido. Capacitamos a los equipos de ventas para crear preguntas para formular al otro partido y les enseñamos en aprender constantemente sobre el otro partido en las primeras etapas de la negociación. Eventualmente, estos equipos tendrán que referirse nuevamente a la MSA y crear una propuesta detallada, pero tomarse el tiempo para aprender del otro lado de la mesa y compartir lo que necesitan puede proporcionar un valor excepcional a cada grupo involucrada en una negociación. Cuando se trata de capacitación en sondeo, o como hacer preguntas útiles, sugerimos comenzar con unas preguntas muy abiertas y colocar todas las cartas sobre la mesa antes de que las diferentes partes comiencen a investigar qué términos tienen prioridad.
Animar a la otra parte a proporcionar la mayor cantidad de detalles posible y luego absorber la información recibida es clave para un sondeo exitoso. Sin embargo, lo que no se dice es lo más importante en la fase de sondeo en una negociación. Saber cómo dejar que el otro partido hable y decirle lo que quiere ayuda a eliminar la posibilidad de que su parte confíe en suposiciones.
Todas las partes deben esforzarse por utilizar preguntas abiertas en las negociaciones y alentar a la otra parte a continuar con sus respuestas para obtener más detalles. Todo esto proporciona más información que en última instancia fortalece su propia posición de negociación. Si está vendiendo en compras, haga preguntas que sean atractivas para sus objetivos, como el proceso de toma de decisiones y el cronograma en lo que tengan que trabajar. Hacer preguntas que diferencien su enfoque de negociación ayudan a distinguirlo, proporcionándole información adicional pero también mostrando al otro lado que comprende sus objetivos y aprecia sus intereses.
Proponiendo
Desafortunadamente, los procesos de adquisición a veces pueden limitar la cantidad de tiempo disponible para hacer preguntas y conversar sobre una oferta, y esta limitación existe específicamente para minimizar el sesgo y maximizar la objetividad del proceso de licitación general. Preparar una oferta ganadora puede parecer una tarea desalentadora debiendo de esta limitación, para todas las partes involucradas.
El proceso de propuesta generalmente depende de la responsabilidad de la parte vendedora durante la etapa de respuesta, por lo que esta sección se enfoca en el lado de venta de la tabla. Primero, ¿determina qué hace cuando reconoce que la otra parte está mercantilizando su posición durante las negociaciones de licitación? Es posible que deba confiar en algunas suposiciones razonables sobre las necesidades y objetivos ocultos de la otra parte y luego capitalizar su capacidad para negociar alrededor de esos intereses. Si tiene la oportunidad de preparar sus preguntas antes de la negociación, tómese el tiempo para escribir sus líneas de preguntas y ensayarlas para encontrar un tono bueno y la entrega correcta.
En nuestra experiencia con la capacitación de negociación, vale la pena invertir este tiempo en practicar. Si tiene problemas para justificar pasar el tiempo practicando, recuérdese los objetivos que comparten casi todos los equipos de compras. Si no tiene tiempo para hacer preguntas antes de su negociación, debe recordar algunas reglas cruciales para elaborar propuestas sólidas:
1. Conocer y comprender el proceso del otro lado.
2. Mantenga el respeto por su proceso en todo momento.
3. Fomente un diálogo extenso que lo ayude a construir una relación comercial duradera.
4. Evite presupuestos u ofertas de estimaciones aproximadas. El otro lado solo se centrará en el final del rango que sugiera que los beneficie, y por eso, apegarse a cifras exactas facilita las cosas para todos. Esto también indica más confianza en su lado de la mesa y generalmente conduce a mejores resultados.
5. No sobreestimes las debilidades, y esto se aplica tanto a los tuyos como a los que conoces del otro lado de la mesa. Ambas partes sienten la presión de desempeñarse lo mejor posible y proporcionar a la otra parte un acuerdo de beneficio mutuo les permite entregar una victoria a sus jefes y fortalece su relación profesional.
6. Desarrolle algunas expectativas razonables de lo que espera de su asociación profesional. Usted y la otra parte pueden desear conversar de desarrollos nuevos, abordar necesidades y preocupaciones recientemente descubiertas y ayudarse mutuamente en equilibrar esas necesidades en el futuro.
7. No respondas demasiado rápido. Seis de las palabras más poderosas en el mundo de la negociación son “Nos estaremos en contacto con ustedes”. Lleve usted la propuesta a las partes interesadas de su organización, tómese el tiempo para considerar la solicitud y evalúe el valor potencial. El resultado del acuerdo en sí mismo puede no ser tan importante como la forma en que se logra el acuerdo.
Estas reglas fundamentales de negociación pueden ayudar a cerrar las brechas entre posiciones de negociación aparentemente conflictivas y ayudar a las partes negociadoras en lograr la unidad, construir asociaciones duraderas y, en la última instancia, lograr un éxito más grande por trabajar en una manera cooperativa en vez de competitiva.
